Krisestyring med SMS: Den effektive guide til beredskabskommunikation
I beredskabssituationer er det afgørende med skarp og effektiv kommunikation. Her får du en guide til, hvordan du kan bruge SMS til både små og store kriser.
Hvilke kriser kan I komme ud for?
Uanset hvilken branche du er i, kan din organisation pludselig befinde sig i en krisesituation. Det gælder ikke mindst de tre brancher, som vi er specialiseret i: forsyning, kommune og bolig.
De seneste par år har disse brancher været påvirket af større kriser som bl.a.:
- Corona-pandemien
- PFAS
- Tørke
- Oversvømmelser
- Brownouts
- Enorme prisstigninger
Derudover er der også en række typiske beredskabssituationer, som vores kunder generelt skal kunne navigere i:
- Forurening af drikkevand
- Længevarende driftsforstyrrelser
- Hacker-angreb
- IT-nedbrud
Fælles for disse kriser er, at de stiller store krav til hurtig og effektiv kommunikation. Og her er SMS’en den oplagte informationskanal.
Derfor er SMS den vigtigste krisekanal
I krisesituationer skal I ikke kun producere skarp og præcis information under tidspres (du får gode råd til denne del senere). I skal også sikre jer, at informationen når ud til modtagerne – hurtigst muligt.
Her er hjemmeside, Facebook og pressemeddelelser ikke nok. På disse kanaler skal modtageren selv opsøge informationen eller falde tilfældigt over den. Mail er heller ikke optimalt, da der er forskel på, hvor ofte folk tjekker deres mail – og risikoen for at ryge i spamfilteret er stor. Faktisk er åbningsraten på mail kun 20 %, mens den på SMS er helt oppe på 98 %.
I stedet bør du sende kriseinformationen ud via SMS. Næsten alle har en mobiltelefon i lommen, og SMS’en har den store fordel, at den dukker op på modtagerens skærm med det samme. Det er også årsagen til, at 95 % af alle SMS-beskeder bliver læst inden for kun 3 minutter.
Ved at sende en SMS kan du altså sikre, at din målgruppe modtager og læser din krisebesked på få minutter. På den måde kan du lynhurtigt tage styring over krisesituationen og mindske omfanget af den.
Hurtig krisestyring via SMS skaber samtidig tryghed og sikkerhed hos dine modtagere.
7 tips til den effektive krise-sms
Når det drejer sig om krisekommunikation, er indholdet af din SMS-besked ekstrem vigtig.
Heldigvis er der nogle simple tommelfingerregler, du kan følge. Vi har samlet vores 7 tips til, hvordan du kan skrive en effektiv krise-sms:
1. Klar og præcis information:
Da SMS-beskeder er korte i deres natur, er det vigtigt at levere klare og præcise oplysninger. Vælg dine ord omhyggeligt for at sikre, at budskabet er tydeligt og forståeligt for modtageren.
2. Vigtigste budskab først
Placer den vigtigste information først i SMS-beskeden. Det sikrer, at modtageren får essensen af budskabet med det samme, selvom de måske ikke læser hele beskeden.
3. Undgå teknisk jargon
Brug en enkel og letforståelig sprogstil i SMS-beskeden. Undgå teknisk jargon eller komplekse termer, der kan forvirre modtageren. Vælg almindelige ord og sætninger, som de fleste mennesker kan forstå uden problemer.
4. Aktionsopfordring
Giv en klar og tydelig aktionsopfordring i SMS-beskeden. Fortæl modtageren, hvad de skal gøre, eller hvilke skridt de skal tage som reaktion på krisen. Det hjælper med at guide deres handlinger og sikre, at de reagerer korrekt.
5. Opdateringer og tidsrammer
Hvis det er relevant, inkluder opdateringer om situationen og eventuelle fremskridt eller tidsrammer for løsning af problemet. Dette hjælper med at holde modtageren informeret og giver dem en idé om, hvornår de kan forvente en forbedring i situationen.
6. Vær empatisk
Vis empati og forståelse i din SMS-kommunikation. Anerkend de udfordringer, modtagerne står over for, og vis, at du er opmærksom på deres bekymringer. Dette kan hjælpe med at opbygge tillid og styrke forbindelsen med dem.
7. Klar afsenderidentifikation
Sørg for, at din SMS-besked tydeligt viser afsenderens identifikation, så modtageren ved, hvem der sender beskeden. Dette hjælper med at undgå forvirring eller mistillid.
Husk altid at gennemlæse og dobbelttjekke din SMS-besked, før du sender ud. På den måde sikrer du, at den er nøjagtig og let forståelig.
Fordelene ved at bruge ServiceAlert i beredskabssituationer
Nu har vi vist dig fordelene ved SMS – og givet dig tips til, hvordan du kan skrive en effektiv krise-sms.
Men hvilken tjeneste skal du bruge til at sende krisebeskederne ud?
Det er ikke tilfældigt, at ServiceAlert oprindeligt hed Beredskabsalarm. Tjenesten er nemlig skræddersyet til hurtig og effektiv kommunikation ved både små og store kriser.
I denne artikel kan du læse mere om fordelene ved ServiceAlert. Her vil vi blot udvælge nogle af de funktioner, som din organisation især kan få gavn af i tilfælde af kriser.
Automatisk adgang til dine modtagere
Hvordan kan du ramme dine modtagere, hvis ikke du har mobilnumre på dem? ServiceAlert indeholder en enorm database over danske teledata. Hvert telenummer er knyttet op på én eller flere adresser, og med få klik kan du altså sende krisebeskeden til de berørte husstande.
Høj hitrate og plads til mere information med e-Boks
Med vores unikke integration til e-Boks kan du også sende digital post til din målgruppe. Det sikrer ikke blot en høj hitrate på dine udsendelser. Du får også mulighed for at inkludere ekstra information, hvilket kan være en stor fordel i krisesituationer.
Tekstskabeloner
ServiceAlert giver dig mulighed for at lave tekstskabeloner over de typiske kriser, som I kan komme ud for. Dermed skal du ikke opfinde alt tekst på ny i pressede situationer, men kan bruge den skabelon, som passer bedst på situationen. På den måde undgår du også slåfejl og uheldige vendinger. I ServiceAlert har vi allerede et skabelonbibliotek, som I kan tage udgangspunkt i.
Gensend til samme målgruppe
En anden smart funktion i ServiceAlert er, at du nemt kan gensende beskeder til samme målgruppe. Det er især en fordel, når du skal holde modtagerne opdaterede på en krisesituation. Du behøver med andre ord ikke bruge tid på at selektere alle adresser igen, men kan blot gensende til samme målgruppe.
Standardmodtagere
Intern information er også en vigtig del af krisekommunikationen. Med standardmodtagere kan du i udsendelsen skrive en kort besked til de relevante medarbejdere i organisationen, som dermed hurtigt opdateres på situationen via SMS. Funktionen er også guld værd, hvis din organisation skulle blive udsat for hacker-angreb eller lignende.
I kan også bruge standardmodtagere til at sende beskeder til eksterne interessenter som fx beredskaber, politi og andre typer samarbejdspartnere.
Send til alle platforme med ét klik
I krisesituationer er det en god idé at få informationen ud på så mange platforme som muligt. Ud over SMS og e-Boks kan du med ServiceAlert også sende beskeden ud på blandt hjemmeside, Facebook og e-mail. Det kan hurtigt gøres med et par klik med musen.
Skab tryghed, tillid og tilfredshed – selv i kriser
Der er ingen tvivl om, at der er meget på spil for jer, når der opstår både små og store kriser. Men faktisk kan god og effektiv kommunikation under kriser opbygge tillid og styrke jeres troværdighed blandt modtagerne.
Når forbrugerne eller borgerne oplever klare, rettidige og præcise oplysninger, føler de sig tryggere ved jeres evne til at håndtere krisen og tage sig af deres behov.
Vi håber, at denne artikel har klædt dig på til at håndtere mulige kriser via SMS og ServiceAlert. Ønsker du en gratis og uforpligtende gennemgang af ServiceAlert og dine muligheder, er du altid velkommen til at kontakte os.