Krishantering med SMS: Den effektiva guiden till kriskommunikation
I krissituationer är skarp och effektiv kommunikation avgörande. Här får du en guide om hur du kan använda SMS för både små och stora kriser.
Vilka krissituationer kan du råka ut för?
Oavsett vilken bransch du befinner dig i kan din organisation plötsligt hamna i en krissituation. Det gäller inte minst de branscher som vi är specialiserade på: kommuner och kommunala bolag.
Under de senaste åren har vi drabbats av stora händelser, som har påverkat oss alla på ett eller annat sätt:
- Corona-pandemin
- PFAS
- Torka/bevattningsförbud
- Översvämningar
- Strömavbrott
Dessutom finns det också ett antal typiska nödsituationer som våra kunder generellt ska kunna navigera i:
- Förorening av dricksvatten
- Långvariga driftstörningar
- Hackerattacker
- IT-haveri
Gemensamt för dessa kriser är att de ställer stora krav på snabb och effektiv kommunikation, och här är SMS den självklara informationskanalen.
Därför är SMS den viktigaste kriskanalen
I krissituationer ska du inte bara ta fram skarp och exakt information under tidspress (du får goda råd för denna del senare).
Du ska också se till att informationen når mottagarna – så snart som möjligt.
I detta sammanhang räcker det inte att informera via hemsida, Facebook och pressmeddelanden. På dessa kanaler kräver det att mottagaren själv söker fram informationen eller kommer över den av en slump.
E-post är inte heller optimalt, då det är skillnad på hur ofta folk kollar sin e-post, jämfört med SMS. Risken att mailet fastnar i spamfiltret är dessutom stor. I själva verket är öppningsgraden för e-post bara 20 %, medan den är så hög som 98 % för SMS.
I stället bör du skicka ut informationen via SMS. Nästan alla har en mobiltelefon i fickan och SMS:et har den stora fördelen att det dyker upp på mottagarens skärm direkt.
Det är också en av anledningarna till att 95 % av alla SMS läses av mottagaren inom bara 3 minuter.
Genom att skicka ett SMS kan du därför säkerställa att din målgrupp tar emot och läser ditt krismeddelande på några minuter. På så sätt kan du snabbt ta kontroll över krissituationen och minska dess omfattning.
Snabb krishantering via SMS skapar samtidigt en trygghet för dina mottagare.
7 tips till det effektiva kris-SMS:et
När det kommer till kriskommunikation är innehållet i ditt SMS oerhört viktigt.
Lyckligtvis finns det några enkla tumregler du kan följa. Vi har samlat våra sju bästa tips över hur du kan skriva ett effektivt kris-SMS:
1. Tydlig och korrekt information:
Eftersom SMS är korta till sin natur är det viktigt att ge tydlig och exakt information. Välj dina ord noggrant för att säkerställa att budskapet är tydligt och begripligt för mottagaren.
2. Det viktigaste meddelandet först:
Placera den viktigaste informationen först i ditt meddelande. Detta säkerställer att mottagaren får innehållet i direkt, även om de kanske inte läser hela meddelandet.
3. Undvik tekniska termer:
Använd en enkel och lättförståelig språkstil i ditt meddelande. Undvik tekniska eller komplexa termer som kan förvirra mottagaren.
4. Uppmaning till åtgärder:
Ge en klar och tydlig uppmaning i meddelandet. Berätta för mottagaren vad den ska göra eller vilka åtgärder de behöver vidta.
5. Uppdateringar och tidsramar:
Om tillämpligt, inkludera uppdateringar om situationen och tidsramar för att lösa problemet.
6. Var empatisk:
Visa förståelse för mottagarens situation och oro.
7. Tydlig avsändaridentifikation:
Se till att det tydligt framgår vem som är avsändare.
Kom ihåg att alltid läsa och dubbelkolla ditt SMS innan du skickar ut det.
Fördelarna med att använda ServiceAlert i nödsituationer
Nu har vi visat dig fördelarna med SMS – och gett dig tips på hur du skriver ett effektivt kris-SMS.
Men vilken tjänst ska man använda för att skicka ut krismeddelanden?
Det är ingen slump att vår SMS-tjänst ursprungligen hette Beredskapsalarm. Tjänsten är skräddarsydd för snabb och effektiv kommunikation i både små och stora kriser.
I den här artikeln kan du läsa mer om fördelarna med SMS-tjänsten. Här kommer några av de funktioner som din organisation särskilt kan dra nytta av i händelse av en kris.
Automatisk åtkomst till dina mottagare
Hur kan du nå dina mottagare om du inte har deras mobilnummer? ServiceAlert innehåller en enorm databas med svensk teledata. Varje telefonnummer är kopplat till en eller flera adresser, så med några få klick kan du skicka krismeddelandet till de drabbade hushållen.
Textmallar
ServiceAlert ger dig möjlighet att skapa textmallar för de typiska kriser som du kan stöta på. Det betyder att du inte behöver skriva allt från början i stressiga situationer, utan kan använda en passande mall.
Skicka nytt meddelande till samma målgrupp
En annan funktion i ServiceAlert är att du enkelt kan skicka om meddelanden till samma målgrupp, vilket gör det lätt att hålla mottagarna uppdaterade.
Standardmottagare
Intern information är också en viktig del av kriskommunikation. Med Standardmottagare kan du snabbt nå berörda medarbetare via SMS.
Du kan också använda funktionen för att nå externa intressenter som räddningstjänst, polis och samarbetspartners.
Skicka till alla plattformar med ett klick
Förutom SMS kan du med ServiceAlert även skicka meddelanden till hemsida, Facebook och e-post – snabbt från ett och samma gränssnitt.
Skapa trygghet och förtroende – även i kriser
Det råder ingen tvekan om att det är mycket som står på spel när kriser uppstår.
Men bra och effektiv kommunikation kan samtidigt bygga förtroende och stärka din trovärdighet.
När mottagare får tydlig, aktuell och korrekt information känner de sig tryggare i att du hanterar situationen.
Vi hoppas att den här artikeln har utrustat dig för att hantera kriser via SMS och ServiceAlert.
Om du vill ha en kostnadsfri presentation av tjänsten är du alltid välkommen att kontakta oss.