Vær på forkant med sommerens events i din kommune
Bliver der afholdt større arrangementer i din kommune denne sommer? Med ServiceAlert kan du sikre, at både deltagere og berørte adresser får en god oplevelse.
Sommeren byder på mange spændende arrangementer i de danske kommuner. Alt fra cykelløb og maratons til festivaler og større events.
Men lige så fantastiske disse begivenheder kan være for deltagerne, lige så frustrerende kan de være for de borgere, som bor i nærheden.
Vi kigger nærmere på, hvorfor du bør varsle de berørte borgere på forhånd – og hvordan du kan gøre det på en smart og effektiv måde.
Derfor skal du varsle om større events i din kommune
Større arrangementer er guld værd for enhver kommune. De samler borgerne om unikke oplevelser og tiltrækker en masse mennesker udefra.
Men det er ikke uden konsekvenser for de borgere, som bor i nærheden.
Gader og veje lukkes af, parkeringsmulighederne ændres, og der kan være larm og støj i gaderne. Alt dette kan være til store gene for de berørte borgere – men ved at varsle dem på forhånd kan dine kommune opnå en række fordele:
- I giver borgerne mulighed for at planlægge sig ud af generne
- I undgår utilfredshed og sure borgere
- I fastholder et højt serviceniveau i jeres kommune
- I minimerer mængden af indgående opkald og henvendelser
Med god information sikrer du generelt et succesfuldt arrangement – for både deltagere og berørte borgere.
Hvilke informationskanaler skal du bruge?
Når det drejer sig om information til borgerne, har kommuner i dag mange muligheder.
Den lette løsning er at smide informationen på hjemmesiden og Facebook. Udfordringen er her, at du langt fra er sikker på, at informationen når ud til de borgere, som påvirkes af det pågældende arrangement.
I dag forventer borgerne at blive informeret direkte, hvis der er noget, der påvirker dem eller deres adresse. Derfor er SMS og e-Boks det oplagte valg for dig og din kommune.
Med SMS og e-Boks sikrer I personlig kommunikation direkte til borgerne. De modtager jeres besked på mobiltelefonen med det samme og får muligheden for at planlægge dagen ud fra jeres informationer.
Det er god borgerservice!
Det perfekte værktøj til større events
Vores erfaring er, at kommuner altid ønsker at yde den bedste service – på den mest kosteffektive måde. Økonomien kan desværre sætte grænser for de bedste intentioner, og derfor er det vigtigt, at man ikke spilder penge, når der skal kommunikeres.
Heldigvis kan du med ServiceAlert sikre, at dine SMS og/eller e-Boks-beskeder når ud til lige præcis de borgere, som påvirkes af dit arrangement.
Vores tjeneste tilbyder jer en række funktioner, som gør det til et oplagt værktøj til events og arrangementer i din kommune.
Du kan fx:
- Sende til borgere på specifikke veje og gader
- Tegne et polygon over det påvirkede område og sende til alle adresser inden for området
- Sætte en radius på x antal kilometer af arrangementet og sende til borgerne, som bor inden for den radius
Hvilke funktioner, du vælger, afhænger af jeres behov.
Måske har du et cykelløb, som påvirker et større område af byen. Her kan du med fordel tegne en polygon. Er der tale om et mere støjende arrangement, kan det være en idé at sætte en radius, så du fanger alle de adresser, som generes af støjen.
Opskriften på en god servicebesked
Som kommune har I allerede helt styr på, hvordan I skriver og taler til jeres borgere. Men vi vil alligevel dele lidt tips og tricks fra nogle af de kommunekunder, som netop bruger vores ServiceAlert til arrangementer og lignende.
I en SMS handler det om at holde det så kort som muligt. Dels for at spare penge, og dels fordi denne kanal egner sig bedst til korte informationer. En e-Boks-besked koster det samme uanset mængden af tekst, og her er borgeren også indstillet på mere teksttunge informationer.
Vælger I kun at sende en SMS til de berørte borgere, kan I med fordel inkludere:
- En kort og gerne positiv beskrivelse af eventet
- Et par sætninger om, hvordan det kan påvirke borgeren
- Et link eller henvisning til jeres hjemmeside, hvor borgerne kan læse mere
- En positiv, afsluttende hilsen
e-Boks-beskeden vil typisk være en udvidet version af ovenstående. Her er der plads til ekstra informationer og detaljer. Du kan også vælge af linke til en specifik side på jeres hjemmeside, hvis det hele står beskrevet der.
Folk er generelt mere tilbøjelige til at trykke på links i en e-Boks-besked frem for i en SMS, hvor man i højere grad udsættes for smishing.
Derudover er der også den fordel med e-Boks, at du kan lave overskrifter, gøre teksten fed, kursiv og understreget, ligesom du også gøre brug af farver. Vi indsætter desuden din kommunes logo og oplysninger helt automatisk – du skal blot koncentrere dig om teksten.
Gør klar til et vellykket sommerarrangement
Vi håber, at artiklen har givet dig inspiration til, hvordan din kommune med fordel kan bruge ServiceAlert til sommerens større arrangementer.
Er din kommune endnu ikke bruger af ServiceAlert? Kontakt os i dag og få en uforpligtende gennemgang af tjenesten og dine muligheder.
Selv om ServiceAlert bygger på et avanceret system, er værktøjet utrolig simpel og brugervenlig at anvende.
Hvis du ønsker det, hjælper vi naturligvis gerne med at lave den første udsendelse til jeres sommerarrangement – ligesom vores support altid står til rådighed, hvis du eller dit team har spørgsmål eller brug for hjælp .